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Approfondimenti | 20/6/2024

Gestione del ciclo passivo e del settlement nella vendita di energia e gas

Software gestione ciclo passivo e settlement nella vendita di energia e gas

Il mercato Gas & Power si caratterizza per una certa complessità per quanto riguarda la gestione del ciclo passivo e del settlement. La filiera si compone di una molteplicità di attori e, in base al proprio ruolo, ci si deve interfacciare con numerosi questi. Parliamo, ad esempio, di reseller, grossisti, UdB, UdD, Shipper, distributori e il SII.

Per la gestione del ciclo passivo e del settlement tutti questi attori devono fornire svariati flussi e dati che devono essere acquisiti, normalizzati e processati secondo logiche più o meno complesse al fine di renderli confrontabili.

Dati del ciclo passivo: oltre la contabilità

In primo luogo, i dati del ciclo passivo sono indispensabili per svolgere la tradizionale contabilità che registra a bilancio i vari costi e ricavi di esercizio. Questi, però, sono fondamentali anche per il controllo di gestione, utile a molteplici altri processi gestiti da un operatore Gas & Power.

Si pensi, ad esempio:

  • Alla fatturazione che attraverso i dati del ciclo passivo individua gli oneri passanti che devono, cioè, essere rifatturati ai clienti finali;
  • All’area commerciale che può effettuare delle valutazioni utili ad efficientare le politiche di pricing;
  • Alla direzione per poter avere un quadro chiaro ed analitico sull'andamento dei costi, dei ricavi e dei margini.

Tutte queste attività legate al controllo di gestione sono certamente importanti ma si rivelano estremamente complesse se svolte in modo non strutturato. Gestire una tale mole di dati, oltretutto con profonde differenze in termini di contenuti, formati e modalità di attribuzione, senza gli strumenti adeguati non solo è complicato, ma eleva in modo rilevante la possibilità di errore non solo nella gestione del dato, ma anche nell’utilizzo che se ne fa in un contesto di analisi così articolato.


Ciclo passivo e settlement: criticità in carico agli operatori 

Molteplicità e variabilità dei tracciati

Parlando di ciclo passivo sono numerosi i flussi che si ricevono e attraverso i quali sono veicolati i dati di interesse. I mittenti, che siano distributori, grossisti, shipper, ma anche Terna, Snam o il GME, mettono a disposizione i flussi tramite diversi formati quali file Excel, .csv e .txt, tendenzialmente tutti con standard proprietari differenti.

Da sottolineare il fatto che solo alcuni di questi flussi sono normati. Per quanto riguarda le fatture analitiche dei distributori relative al trasporto dell'energia elettrica queste sono normate secondo la delibera 268/2015/R/eel la quale prevede uno standard xml per ciascuna tipologia di fattura.

Per quanto riguarda il gas invece, fino ad oggi, ogni distributore utilizza un flusso proprietario non soggetto ad alcun vincolo normativo ma, a partire dal 1° ottobre 2024, viste le disposizioni della determina 4/2023, gli operatori della vendita inizieranno a ricevere da parte dei distributori dei nuovi flussi normati relativi alle fatture passive della distribuzione gas.

Tuttavia, non tutti i flussi sono oggetto di standardizzazione da parte della normativa. Parliamo ad esempio delle fatture di indennizzo o, ancora, delle fatture di connessione e prestazioni per le quali si continuano a gestire i tracciati proprietari dei distributori. Anche se i flussi sono normati, però, non è sempre detto che i distributori rispettino quanto previsto dalle delibere perché queste, di fatto, non impongono alcuna sanzione nel caso in cui gli schemi normati non vengano rispettati.

In aggiunta, i tracciati sono soggetti a variazioni repentine, talvolta complesse da interpretare manualmente e da lavorare a mano su un foglio Excel. Consideriamo anche il fatto che la mole di flussi da gestire è davvero importante.


Assenza di un canale certificato per lo scambio dei flussi

Attualmente non è previsto nessun canale certificato/normato attraverso il quale i distributori debbano mettere a disposizione degli operatori Gas & Power le fatture. Nella maggior parte dei casi la messa a disposizione di tali file avviene tramite un apposito portale, con uno scambio di file via PEC o sistemi EDI proprietari.



Fatture elettroniche: un quadro parziale

Le fatture elettroniche messe a disposizione nei cassetti fiscali, nonostante contengano gli estremi della fattura, i dettagli IVA e gli estremi di pagamento, non sono sufficienti per avere un dettaglio puntuale relativamente alle righe analitiche di fattura. Cosa significa? Che queste non riportano nel dettaglio:

  • I POD/PDR;
  • Le voci;
  • I volumi fatturati;
  • Le competenze fatturate.


Disallineamenti tra ciclo attivo e passivo

Non è detto che i dati contenuti nelle fatture passive siano coerenti con quanto presente nel Registro Centrale Ufficiale (RCU), né tantomeno con quanto presente nel CRM o con quanto viene fatturato nel ciclo attivo. Capita di frequente, infatti, che vi siano dei disallineamenti tra ciclo attivo e passivo o anagrafiche in quanto i distributori potrebbero, ad esempio, fatturare un punto che non è più in fornitura o fatturare consumi e stime errate ecc.

Un altro problema è quello di riconciliare le periodicità di fatturazione tra ciclo passivo e attivo perché, spesso, non è detto che coincidano (mensile vs bimestrale). Le competenze fatturate infatti variano fra le due tipologie di fatture.

Un ulteriore problema è quello del riferimento della fattura: se nel ciclo attivo si fattura per POD/PDR, nelle fatture di trasporto gas e di dispacciamento elettrico, Snam (o gli shipper) e Terna fatturano rispettivamente per REMI o zona Terna, senza alcun riferimento al singolo punto di fornitura.


Software per il controllo di gestione: lo strumento per risolvere le criticità

Come risolvere tutte le sopracitate criticità in carico agli operatori Gas & Power? Dotandosi di un software che sia in grado di gestire in automatico il ciclo passivo e le attività di settlement a 360°, a partire dall’acquisizione e normalizzazione delle fatture passive fino alle analisi puntuali di quadratura tra anagrafiche, importi e volumi in modo da individuare i disallineamenti tra ciclo attivo e passivo e porvi tempestivamente rimedio.


TC2 Cloud Lybra
: il software più completo per la gestione del ciclo passivo e del settlement

TC2.Cloud Lybra, il Supply Chain Controller esperto del settore! È una soluzione verticale e chiavi in mano, facile da integrare nella mappa applicativa tramite web API o l’interscambio di tracciati che garantisce la totale automazione e la gestione complessiva dei processi di settlement e controllo di gestione. Permette di:

  • Reperire e riconoscere automaticamente tutti i flussi di filiera;
  • Attribuire costi e ricavi ad ogni singolo POD / PDR;
  • Aggregare il “conto economico” di ciascun POD / PDR in funzione delle esigenze di analisi.

Gestione del ciclo passivo

Acquisizione e normalizzazione fatture passive

In primo luogo, TC2.Cloud Lybra automatizza l’acquisizione dei flussi passivi. Non essendo ancora possibile realizzare una connessione in AtoA con i distributori per il ciclo passivo, la soluzione mette a disposizione dei WebNav che consentono di automatizzare l’acquisizione di fatture e documenti pubblicati sui portali degli operatori senza richiedere alcun tipo di operatività manuale da parte degli addetti, se non quella di aggiornare le credenziali di accesso una volta scadute, per le quali si viene automaticamente notificati dal software.


La soluzione inoltre normalizza le fatture passive attraverso degli appositi connettori disponibili a prodotto, ciascuno dei quali è stato sviluppato ad hoc per supportare un determinato distributore o gruppo di distributori. Qual è il vantaggio? La semplicità: il connettore è di fatto un interprete della fattura passiva che si fa carico di gestire la complessità di ciascun tracciato uniformando le voci di fatturazione, essendo costantemente aggiornato ad ogni modifica da parte del distributore.

Per gli altri mittenti o i distributori non presenti in elenco, le fatture in formato Excel o .csv sono sempre e comunque acquisibili in TC2.Cloud Lybra grazie ad uno strumento flessibile ed intuitivo, il Configuratore di Tracciati. Grazie al Configuratore di Tracciati è l’azienda stessa che, per ciascun mittente, definisce le logiche con cui acquisire da un tracciato tutte le informazioni che servono. Per farlo si utilizzano delle “formule” applicate alle colonne del file Excel o .csv che permettono di mappare le voci della fattura passiva convertendola nel tracciato desiderato e di poterlo modificare in maniera rapida ed intuitiva se il fornitore mittente sottopone il tracciato a delle modifiche.

Oltre ai connettori per i gruppi di distributori elencati sopra, TC2.Cloud Lybra centralizza anche i dati di trasporto gas e dispacciamento energia e per poterlo fare, dispone di connettori specifici per le fatture di Snam e Terna. In questo modo ciascuna fattura viene normalizzata e tutti i corrispettivi acquisiti a sistema con il dettaglio della Zona o del Remi. Lo scopo è quadrare anche questi costi confrontandoli con i ricavi provenienti dalla fatturazione attiva.

In ultimo è disponibile un connettore che legge le fatture fiscali (messe a disposizione dallo SDI) e le acquisisce all’interno di TC2.Cloud Lybra, al fine di abbinare e far quadrare la fattura fiscale con il dettaglio analitico.


Competenziazione delle fatture passive

Una volta acquisite le fatture passive, TC2.Cloud Lybra, grazie ad un motore di mensilizzazione ricava, dalle righe di fatturato attivo e passivo, l’informazione della corretta competenza economica da associare a ciascuna componente acquisita a sistema. Il risultato prodotto è un dettaglio su singola competenza (anno e mese) degli importi e dei volumi per ciascun punto di fornitura. Effettuare questo processo in modo preciso è, infatti, l’elemento chiave che permette di avere a disposizione i dati utili per effettuare i controlli sulle quadrature e l’analisi sulla marginalità. Le logiche utilizzate per la mensilizzazione, naturalmente, variano a seconda della commodity.

Rifatturazione oneri passanti

TC2.Cloud Lybra, infine, proponendosi di gestire a 360° il ciclo passivo di una società di vendita, dispone di una funzionalità di rifatturazione degli oneri passanti, ossia di tutti quei costi che una volta ricevuti dai distributori devono essere poi rifatturati al cliente finale.

Il processo di ribaltamento degli oneri passanti consente di:

Determinare quali tipologie di oneri debbano essere fatturate per ribaltamento piuttosto che per ricalcolo da parte del sistema di Billing;

Definire delle “regole di ribaltamento” automatiche finalizzate all’esclusione di oneri particolari;

Monitorare e verificare gli oneri passanti pre/post fatturazione.

In linea di principio gli oneri di connessione elettrica e delle prestazioni gas sono rifatturabili ai clienti finali direttamente dalle fatture dei distributori. Tuttavia, non sempre tali oneri sono correttamente dettagliati dai distributori in file analitici di fatturazione oppure, talvolta, questi documenti non pervengono nei tempi stabiliti dal Codice di Rete.

Ecco che un operatore Gas & Power grazie a TC2.Cloud Lybra, laddove il costo è pre-calcolabile (ad esempio i costi del preventivo rapido previsti dal TIQE e definiti dal TIC), può anticipare la fatturazione di tali oneri al cliente finale grazie alla configurazione di listini dedicati ed effettuare una quadratura ex post tra ciò che è stato fatturato e il dato che perviene in un secondo momento da parte del distributore.


Settlement

Una volta acquisite le fatture passive, tutte le righe vengono normalizzate su voci di confrontabilità presenti su TC2.Cloud Lybra e, per poter effettuare il paragone con il fatturato attivo, viene individuata la rispettiva competenza economica. Le logiche di mensilizzazione variano a seconda della tipologia di voce.

Per l’energia elettrica:

  • Per il trasporto e gli oneri si utilizza una ripartizione Pro Die;
  • Per il dispacciamento e la materia prima si utilizza in prima istanza il consumo fatturato attivo e, se assente, la logica del Pro Die.

Per il gas:

  • Per gli oneri si utilizza una ripartizione Pro Die;
  • Per la materia prima, il trasporto e la distribuzione si possono utilizzare sia la logica Pro Die o sia la logica per Profilo di prelievo, una volta ottenuti a sistemi sia i profili stessi per ciascun punto sia il consumo annuo.

Grazie quindi alla disponibilità di dati di fatturato attivo e passivo normalizzati e mensilizzati, TC2.Cloud Lybra propone reportistiche dettagliate che analizzano le squadrature tra importi e tra volumi a diversi livelli di profondità di analisi. Si scende poi nel dettaglio delle squadrature per aggregazioni di vario tipo:

  • Per competenza;
  • Per tipologia di voce;
  • Per mittente,

fino a indagare il confronto tra i fatturati del singolo punto di fornitura, competenza e componente.

Ovviamente intercettare le discrepanze tra fatturato attivo e passivo è solo la prima parte dell’attività di controllo. Da cosa si origina questa squadratura? Le cause possono essere molteplici e non sempre parametrizzabili, ma TC2.Cloud Lybra aiuta nell’indagine monitorando le più frequenti:

  • Incoerenze tra punti di fornitura che il distributore fattura e quelli oggetto di fatturazione attiva;
  • Incoerenze tra misure comunicate del distributore e volumi fatturati;
  • Incoerenze nell’addebito di specifiche componenti e tariffe ai clienti finali;
  • Eventuali discrepanze tra dati tecnici e contrattuali quali, ad esempio, potenza, residenza, tensione ecc.

A tal proposito TC2.Cloud Lybra integra il controllo di quadratura tra fatturato attivo e fatturato passivo, con il controllo di ulteriori dati di filiera, quali le anagrafiche TIS e TISG, l’RCU, i dati di misura ecc.

TC2.Cloud Lybra, a valle di tutti questi processi, permette anche l’analisi puntuale della marginalità fino al singolo POD/PDR. Per saperne di più ti rimandiamo ad alcuni approfondimenti.

Salvaguardare la marginalità

Nel mercato energetico quanto e perché è importante comprendere a fondo i fenomeni che influenzano la formazione della marginalità?

Marginalità e competitività

Come può l’analisi della marginalità diventare uno strumento decisionale per il business?

Settlement e marginalità

La soluzione software che permette di acquisire, interpretare ed analizzare tutti i dati della filiera per garantire la salvaguardia della marginalità e supportare il raggiungimento degli obiettivi di redditività!

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